Zuletzt aktualisiert: 2026-10-02
1. Wer wir sind und wer Ihre Daten verarbeitet
Diese Datenschutzerklärung gilt für den Online-Shop Aromawerk unter aromawerk.shop.
Betrieben wird die Storefront von der Südwest Genusskontor GmbH, Gewürzmühlenweg 27, 76137 Karlsruhe, Deutschland. Die Südwest Genusskontor GmbH ist eine unabhängige Handelsgesellschaft mit Sitz in Deutschland, die Sortimentsauswahl, Qualitätssicherung und Kundenservice zentral verantwortet.
- Aromawerk ist ein unabhängiger Fachhändler für Gourmet-Küche mit persönlicher Kaufberatung. Wir sind ein unabhängiger Multi-Brand-Spezialist zum Vergleichen von Nature's Finest, KSF, CafCaf, Krampouz und Helia Smoker und kein offizieller Herstellershop dieser Marken.
- Südwest Genusskontor GmbH betreibt die Storefront als verantwortliche Händlerin und stellt Betrieb, Abwicklung und Service sicher, ohne selbst Hersteller zu sein. Sie trägt die zentrale Verantwortung für Bestellabwicklung, Service und Qualitätsprozesse, pflegt Sortiment, Produktinformationen und Preislogik und koordiniert Versand-, Retouren- und Gewährleistungsabläufe über die genannten Partnerkanäle.
Wenn wir in dieser Erklärung von „wir“ oder „uns“ sprechen, meinen wir Aromawerk, betrieben durch die Südwest Genusskontor GmbH als datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Verarbeitung auf aromawerk.shop.
2. Welche Informationen wir erhalten
2.1 Informationen, die Sie uns geben
Sie stellen uns Daten bereit, wenn Sie unseren Shop nutzen, insbesondere:
- Bestell- und Kontaktdaten: Name, Liefer- und Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer soweit für Zustellung oder Rückfragen angegeben, Bestellnummer bei Folgevorgängen.
- Transaktionsdetails: gewählte Artikel, Mengen, Preise, Gutscheineinlösung wie der Code AROMAWERK15, Versandoption sowie Mitteilungen im Bestell- und Checkout-Prozess.
- Servicekommunikation: Inhalte Ihrer Anfragen an unseren Kundenservice zu Bestellung, Versand und Rückgabe, inklusive Bestellnummer, Name und Anliegen in Stichworten zur zügigen Bearbeitung.
- Datenschutz- und Rechtsanfragen: Anfragegrund, ggf. Bestellnummer und Kontakt für Rückfragen, wenn Sie sich an unsere Fachstelle für Datenschutz wenden.
2.2 Automatisch erfasste Informationen
Bei Besuch von aromawerk.shop erfassen wir technisch notwendige Daten, damit der Shop sicher funktioniert:
- Geräte- und Browserinformationen, Betriebssystem, Spracheinstellungen und grobe regionale Zuordnung aus IP-Daten.
- Zugriffsdaten wie aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, Verweildauer, Referrer-URL und Interaktionen mit Sortiment, Suche, Warenkorb und Kasse.
- Sicherheits- und Fehlerprotokolle zur Abwehr von Missbrauch und zur Störungsbehebung.
2.3 Transaktions- und Supportaufzeichnungen
Zur Abwicklung und Nachvollziehbarkeit speichern wir:
- Bestellhistorie, Zahlungsstatus, Versandstatus inklusive kostenlosem Versand ab 45,00 € und Standardversand für 8,00 €, Lieferbestätigungen und Retouren innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung.
- Garantie- und Gewährleistungsvorgänge auf Grundlage der jeweiligen Produktdetails und Supportangaben.
- Service-Tickets mit Vorgangsnummer, Kategorisierung, Korrespondenzverlauf und interner Weiterleitung an Fachbereiche.
3. Wofür wir Daten verwenden
Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für konkrete Shop- und Servicezwecke:
- Bereitstellung des Fachhandelserlebnisses mit klaren Servicefakten und Kaufdetails sowie Unterstützung vor und nach dem Kauf mit schneller Antwort per E-Mail.
- Abwicklung von Bestellungen, Zahlungen, Versand und Lieferung sowie Koordination von Retouren und Gewährleistung.
- Beantwortung von Anfragen zu Bestellung, Versand und Rückgabe und zentrale Triage mit verbindlicher Rückmeldung.
- Pflege von Produktinformationen, Preislogik und Qualitätssicherung anhand der hinterlegten Storedaten.
- Sicherheit, Betrugsprävention, Fehleranalyse und Verbesserung von Funktionen und Bedienbarkeit.
- Erfüllung rechtlicher Pflichten zu Buchhaltung, Steuer, Gewährleistung und Datenschutz, einschließlich Prüfung datenschutzrechtlicher Anfragen.
4. Dienstleister und Weitergabe
Wir geben Daten nur weiter, soweit es für Betrieb und Abwicklung erforderlich ist:
- Versand- und Logistikpartner für Zustellung, Sendungsverfolgung und Retourenabwicklung innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung.
- Zahlungsdienstleister für Kreditkarten und PayPal zur sicheren Zahlungsabwicklung. Details hierzu in Abschnitt 5.
- IT-, Hosting- und Sicherheitsdienstleister für Betrieb, Speicherung, Backups und Schutz von aromawerk.shop.
- Kundenservice- und Fachbereiche der Südwest Genusskontor GmbH zur geordneten Bearbeitung und Eskalation an die Fachbereichsleitung des zuständigen Spezialteams bei Bedarf.
- Externer Datenschutz- und Rechtsbeistand bei rechtlicher Prüfung im Rahmen von Datenschutz-, Impressums- und Vertragsangelegenheiten.
- Behörden, soweit wir gesetzlich verpflichtet sind oder zur Geltendmachung von Ansprüchen.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Eine Weitergabe zu eigenen Werbezwecken Dritter findet nicht statt.
5. Zahlungsabwicklung
Wir akzeptieren Kreditkarten und PayPal. Die Zahlung wird über die jeweiligen Zahlungsdienstleister abgewickelt.
Dabei werden zur Zahlungsauthorisierung und Betrugsprävention die erforderlichen Transaktionsdaten wie Name, Bestellbetrag in EUR, Bestellreferenz und je nach Methode Karten- oder PayPal-Kontodaten an den gewählten Anbieter übermittelt. Die Anbieter verarbeiten diese Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzhinweisen. Wir speichern selbst keine vollständigen Kreditkartennummern im Shop.
6. Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden Cookies und ähnliche Speichertechnologien für folgende Funktionen:
- Unbedingt erforderliche Cookies: Warenkorb, Kasse, Anmeldung, Sicherheit, Lastverteilung und Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl.
- Funktionale Speicherung: Sprache, Währung EUR, Sortimentsanzeige und gemerkte Eingaben zur Erleichterung des Einkaufs.
- Messung und Verbesserung: soweit eingesetzt nur zur anonymisierten oder pseudonymisierten Reichweitenmessung und Fehleranalyse, um unser Sortiment von Nature's Finest, KSF, CafCaf, Krampouz und Helia Smoker besser auffindbar zu machen.
Sie können Cookies in Ihrem Browser blockieren oder löschen. Ohne erforderliche Cookies stehen Warenkorb, Checkout und Kundenkonto nur eingeschränkt zur Verfügung. Über ein ggf. eingeblendetes Cookie-Banner können Sie Ihre Auswahl anpassen.
7. Sicherheit
Wir schützen Bestell-, Zahlungs- und Servicedaten durch technische und organisatorische Maßnahmen, darunter verschlüsselte Übertragung per HTTPS, Zugriffsbeschränkung nach Rollen, Vorgangsnummern zur eindeutigen Zuordnung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe und regelmäßige Backups. Versand-, Retouren- und Gewährleistungsabläufe werden über definierte Partnerkanäle koordiniert, um Fehlleitungen zu vermeiden.
Kein System ist vollständig risikofrei. Bitte teilen Sie uns verdächtige Nachrichten, die sich als Aromawerk ausgeben, unter support@aromawerk.shop mit.
8. Speicherdauer
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:
- Bestell-, Zahlungs- und Versandunterlagen für die Dauer der Vertragsabwicklung und der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, in der Regel für steuer- und handelsrechtliche Nachweise.
- Retouren- und Supportvorgänge für die Dauer der Bearbeitung und Nachbetreuung, einschließlich der 30-tägigen Rückgabefrist nach Lieferung und anschließender Gewährleistungsfristen nach Produktdetails.
- Server- und Sicherheitsprotokolle für einen kurzen, zur Störungs- und Missbrauchsabwehr erforderlichen Zeitraum.
- Datenschutzanfragen und zugehörige Nachweise für die Dauer der gesetzlichen Rechenschaftspflichten.
Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.
9. Ihre Wahlmöglichkeiten
Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten im Shopalltag:
- Sie können Bestellinformationen vor Absenden prüfen und korrigieren und Serviceanfragen per E-Mail aktualisieren.
- Sie können Cookie-Einstellungen im Browser verwalten und unsere E-Mail-Kommunikation durch Beantwortung oder neue Nachricht an den Kundenservice steuern.
- Sie können der Verarbeitung für bestimmte Zwecke widersprechen, soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, und erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
10. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben im gesetzlichen Rahmen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Zur Ausübung wenden Sie sich bitte mit Anfragegrund, ggf. Bestellnummer und Kontakt für Rückfragen an unsere Fachstelle für Datenschutz. Wir prüfen Ihr Anliegen juristisch, nehmen Stellung und setzen berechtigte Ansprüche um. Die Antwort erfolgt in der Regel innerhalb von drei Werktagen. Bei komplexen Fällen und unter Hinzuziehung unseres externen Datenschutz- und Rechtsbeistands kann die abschließende Bearbeitung länger dauern; wir informieren Sie dann über den Stand.
11. Minderjährige
Unser Shop richtet sich an volljährige Kundinnen und Kunden, die selbst bestellen und zahlen können. Wir erfassen wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren zu eigenen Zwecken. Wenn Sie vermuten, dass ein Kind uns Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns, damit wir die Daten prüfen und ggf. löschen.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Sortiment, Versand- oder Retourenprozesse, Zahlungsmethoden oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf aromawerk.shop abrufbar. Das Datum oben zeigt den Stand. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir im Shop gesondert hin.
13. Kontakt für Kundenservice sowie für Datenschutz und Recht
Kundenservice für Bestellung, Versand und Rückgabe:
- E-Mail: support@aromawerk.shop
- Servicezeiten: Montag bis Freitag 9:00–17:00 Uhr, samstags 10:00–14:00 Uhr, Zeitzone Europe/Berlin
- Ablauf: Erfassung, Kategorisierung und verbindliche Rückmeldung mit Vorgangsnummer; Antwort in der Regel innerhalb eines Werktages im Servicefenster. Bitte nennen Sie Bestellnummer, Name und Anliegen in Stichworten. Anfragen außerhalb der Zeiten werden am nächsten Werktag in Reihenfolge beantwortet; dringende Versandstopps werden priorisiert.
Fachstelle für Datenschutz-, Impressums- und Vertragsangelegenheiten:
- E-Mail: recht@aromawerk.shop
- Ablauf: Juristische Prüfung, Stellungnahme, ggf. Umsetzung, bei Bedarf Eskalation an den externen Datenschutz- und Rechtsbeistand. Antwort in der Regel innerhalb von drei Werktagen.
Verantwortliche Stelle: Südwest Genusskontor GmbH, Gewürzmühlenweg 27, 76137 Karlsruhe, Deutschland, Betreiberin von Aromawerk auf aromawerk.shop.